- Jeudi 9 Septembre 2010 -
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Astuces pour Microsoft Word
- Insérer un document dans un autre
La commande
Insertion
,
Fichier
permettant d'insérer un document dans un autre dans Word semble avoir disparu dans Word 2007 et 2010. Voici comment la retrouver.
Suite ...
- Ajouter une ligne dans une liste à puces
Pour structurer des informations dans un document Word, vous pouvez utiliser les listes à puces. Il n'est pas toujours facile d'ajouter de nouvelles informations à une liste sans tout chambouler. Petit rappel.
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- Attribuer une police à un raccourci clavier
Pour changer la police de caractères d'un texte dans Word, vous le sélectionnez puis vous utilisez la liste des polices qui se trouve dans la zone Style du ruban Office. Or plutôt que de perdre du temps à sélectionner celle que vous souhaitez, vous pouvez simplement lui attribuer un raccourci clavier. De cette façon, une simple touche vous permettra de modifier rapidement la police de caractères du texte sélectionné.
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- Accélérer l'aide
Lorsque vous lancez une recherche dans l'aide de Word, celle-ci est un peu lente à s'afficher et à vous retourner des résultats. C'est parce que la recherche se fait sur Internet. Pour accélérer l'accès à l'aide, vous pouvez lancer vos recherches dans les fichiers d'aide présents sur votre ordinateur et qui sont régulièrement mis à jour.
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- Surligner toutes les occurrences d'un mot
Vous souhaitez mettre en avant toutes les occurrences d'un mot ou d'une phrase particulière ? Vous pouvez facilement les surligner grâce à la fonction de recherche de Word.
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- Changer le niveau de sécurité des macros
Par défaut, Word 2007 désactive les macros de tous les documents qui peuvent contenir des scripts malicieux. Or vous en avez certainement besoins pour certains de vos documents qui nécessitent d'automatiser certaines tâches. Si les fichiers que vous manipulez sont vérifiés par un antivirus, vous pouvez facilement activer les macros sans risque en changeant leur niveau de sécurité
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- Centrer correctement une image
Parfois, il peut être difficile de centrer une image dans la page d'un document juste en la déplaçant à la souris. Découvrez comment bien center vos images dans Word.
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- Choisir les pages à imprimer
Vous souhaitez imprimer seulement quelques pages d'un document volumineux ? Avec Word, vous pouvez facilement définir les pages et groupes de pages à imprimer et éviter ainsi de gaspiller inutilement de l'encre et du papier.
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- Afficher du texte sur toute la largeur de l'écran
Dans Word, le mode Page actif par défaut affiche à l'écran la copie exacte du texte qui sera imprimé. L'inconvénient d'une telle disposition est que le texte ne remplit pas tout l'espace à l'écran. Pour résoudre ce problème, vous devez travailler en mode Brouillon.
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- Ne pas imprimer certains paragraphes
Dans un texte, vous souhaitez que certains paragraphes confidentiels soient visibles à la lecture mais pas à l'impression. Avec Word, cette opération est facile.
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- Changer la langue d'un document
Dans Word, il peut arriver que le correcteur orthographique n'arrive pas à déterminer la langue d'une partie de votre document et vous indique alors des fautes. Pour corriger cela, il vous suffit d'indiquer à Word la langue correcte de votre document.
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- Changer le formatage par défaut
Par défaut, le texte que vous saisissez dans Word est mis en forme avec la police Calibri. Vous pouvez facilement remplacer le formatage par défaut par votre propre style.
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- Rechercher une commande ou une fonction
Si vous avez du mal à utiliser le ruban Office et à trouver la commande dont vous avez besoin,
Search Commands
peut vous simplifier la tâche. Cette extension gratuite de Microsoft ajoute en effet un champ permettant de rechercher rapidement une commande dans Word 2007, mais également dans Excel 2007.
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- Diminuer l'intervalle de sauvegarde automatique
Par défaut, Word sauvegarde automatiquement vos documents toutes les 10 minutes, ce qui vous permet de récupérer votre travail en cas de problème. Si vous travaillez vite, vous pouvez réduire ce délai afin de limiter la perte de données.
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- Insérer rapidement une ligne horizontale
Pour séparer des paragraphes dans un document Word, vous pouvez insérer des lignes horizontales. Plutôt que de passer par le menu des bordures du Ruban Office, vous pouvez utiliser de simples raccourcis clavier et gagner ainsi du temps.
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- Marquer un document comme final
Vous avez terminé la rédaction d'un document, il a été revu et corrigé. Vous pouvez alors le marquer comme final. Les personnes à qui vous le transmettrez sauront qu'il s'agit d'une version définitive de votre document qu'ils ne pourront pas modifier.
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- Toujours coller sans la mise en forme
Lorsque vous collez du texte depuis un autre document ou depuis une page Web, la mise en forme est conservée. Pour ne conserver que le texte vous devez passer par l'option de Collage spécial. Pour gagner du temps, vous pouvez configurer Word pour que les textes que vous collez soient automatiquement débarrassés de leurs mises en forme.
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- Rédiger et publier des messages sur son blog
Avec Word, vous pouvez rédiger des documents. Mais savez-vous que vous pouvez également l'utiliser pour écrire, corriger et publier des messages sur votre blog ? Word est en effet compatible avec la plupart des plateformes de blog du marché : Blogger, Wordpress, TypePad, Windows Live, etc.
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- Désactiver les listes automatiques
Lorsque vous saisissez du texte, Word prend de nombreuses initiatives. Ainsi, si vous commencez une ligne par un chiffre ou par un tiret, Word considère que vous démarrez une liste. Si cette substitution vous gêne, vous pouvez la désactiver.
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- Exploiter le presse papiers Office
Lorsque vous copiez des données d'un document pour les coller dans un autre, vous faites appel au presse papiers de Windows. Or celui-ci ne peut recevoir qu'un élément à la fois. Cette restriction disparait si vous utilisez le presse papiers Office qui peut contenir jusqu'à 24 éléments simultanément.
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- Mettre en avant un paragraphe avec une lettrine
Pour débuter un chapitre ou un article, il n'y a rien de telle qu'une lettrine pour mettre en avant le premier paragraphe. Avec cet effet, la taille de la première lettre du paragraphe est fortement augmentée.
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- Masquer automatiquement le ruban Office
Dans Word 2007, le ruban Office regroupe tous les outils dont vous pouvez avoir besoin pour mettre en forme et gérer vos documents. Le problème est que ce ruban est assez encombrant et prend beaucoup de place à l'écran. Vous pouvez faire en sorte de le masquer automatiquement lorsque vous n'en n'avez plus besoin.
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- Compter le nombre d'occurrences d'un mot
Si Word vous permet d'obtenir des statistiques sur votre document, comme le nombre de signes, de mots ou de phrases, il ne sait pas compter le nombre d'occurrences d'un mot particulier. Un manque que vous pouvez combler à l'aide des outils de recherche.
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- Ajouter une légende à une image
Lorsque vous insérez une image ou un graphique dans un document, il est agréable d'ajouter une légende pour donner plus d'informations aux lecteurs.
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- Coller rapidement du texte ou une image
Vous avez copié du texte, un tableau ou une image depuis un document Word ou une page Web. Pour l'insérer dans votre document Word, vous pouvez passer par la commande
Coller
du ruban Office ou bien par le raccourci clavier
Ctrl
+
V
. Pour aller plus vite, vous pouvez utiliser la touche
Insert
de votre clavier. Une option que vous pouvez facilement activer.
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- Imprimer l'arrière plan de vos documents
Pour décorer votre document Word, vous l'avez personnalisé avec une couleur ou une image d'arrière-plan. Or lorsque vous l'imprimez, l'arrière plan n'est pas présent. Vous pouvez facilement configurer le traitement de texte pour imprimer également l'arrière-plan.
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- Retrouver les anciens menus
Si le nouveau ruban Office présent dans Word 2007 vous perturbe et que vous ne trouvez plus les fonctions que vous utilisiez dans les versions précédentes de Word, pas de panique ! Grâce à un petit utilitaire gratuit, vous pouvez retrouver les menus de Word 2003 dans Word 2007.
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- Ne pas afficher l'écran d'accueil
Lorsque vous lancez Word, un écran d'accueil, appelé aussi Splash screen, est affiché à l'écran pendant quelques instants. Pour démarrer Word un peu plus rapidement, vous pouvez choisir de ne plus l'afficher.
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- Mettre en forme une équation linéaire
Pour rédiger une équation, que cela soit dans un logiciel de programmation, un logiciel de mathématiques comme Matlab par exemple ou bien dans Word, vous utilisez probablement le mode linéaire. Avec Word, vous pouvez facilement mettre en forme de telles équations pour qu'elles apparaissent comme dans les livres ou comme si vous les aviez écrites.
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- Remplacer un mot par un autre dans un document
Vous avez fait une erreur sur un nom ou un mot dans la totalité de votre document et vous devez la corriger. Plutôt que de modifier les mots un par un, vous pouvez utiliser la fonction remplacer de Word. Elle vous permettra de remplacer automatiquement toutes les occurrences d'un mot par un autre dans tout votre document.
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- Créer des sauts de ligne sans puces
Lorsque vous créez une liste à puces ou numérotée, une pression sur la touche Entrée permet d'ajouter un nouvel élément à la liste avec une puce ou un numéro. Si vous souhaitez ajouter un élément sans incrémenter les numéros ou sans afficher de puce, c'est très simple.
Suite ...
- Ajouter une couleur d'arrière plan à ses documents
Plutôt que d'utiliser l'arrière plan classique de couleur blanche des documents Word, vous pouvez épicer vos textes avec les couleurs de votre choix.
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- Pivoter facilement des images
Lorsque vous insérez une image dans Word, vous souhaitez certainement la disposer d'une certaine manière ou selon un angle précis. Avec Word 2007, vous pouvez facilement pivoter les images dans vos documents.
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- Convertir un ancien document Word au nouveau format
Word 2007 vous permet d'ouvrir les documents au format DOC créés avec une version précédente de Word. Néanmoins, pour profiter de certaines nouvelles fonctionnalités apportées avec Word 2007 comme une taille de fichier réduite, vous devez convertir vos fichiers au nouveau format DOCX.
Suite ...
- Accéder rapidement à ses documents importants
Par défaut, Word tient un historique qui vous permet d'accéder rapidement aux documents que vous avez ouverts précédemment. Vous pouvez épingler les documents importants afin qu'ils restent tout le temps accessibles rapidement.
Suite ...
- Ajouter automatiquement un résumé à un document
Si votre document est assez volumineux, il peut être utile de lui ajouter un résumé. Grâce aux outils récapitulatifs automatiques, Word vous permet de générer automatiquement un résumé de votre texte.
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- Remplacer et modifier une police de caractère
Vous souhaitez modifier une police de caractère dans un document et la remplacer par une autre ? La fonction Rechercher et Remplacer permet de réaliser cette manipulation en quelques clics.
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- Insérer une image en filigrane
Word 2007 vous permet d'insérer des filigranes prédéfinis en arrière-plan de vos documents. Vous pouvez également utiliser l'image de votre choix comme filigrane.
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- Ajouter une note de bas de page
Quand vous rédigez un document, vous pouvez insérer des références bibliographiques. Pour ne pas perturber la numérotation des pages, vous pouvez les insérer en bas de page.
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- Extraire toutes les images d'un document
Vous avez récupéré un document Word au format DOCX, le nouveau format Open XML de Microsoft. Or ce format n'est rien d'autre qu'une archive qui comporte votre texte et les autres éléments de votre document : images, sons, ... Vous pouvez facilement récupérer toutes les images d'un document en le traitant comme une archive ZIP.
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- Fermer tous ses documents en un seul clic
Vous avez ouvert plusieurs documents avec Word 2003 et vous avez sauvegardé vos modifications. Pour gagner du temps et fermer tous vos documents en une seule fois, vous pouvez suivre cette astuce.
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- Répéter les titres des chapitres sur chaque page
Lorsque vous écrivez un long document, vous pouvez aider vos lecteurs à se repérer en répétant les titres du chapitre courant en haut de chacune des pages.
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- Créer directement un nouveau document au format Word 2003
Si vous utilisez Office 2007 alors que vos collègues utilisent une version précédente, vous enregistrez probablement vos documents au format 2003 pour qu'ils puissent les lire. Mais lorsque vous créez un nouveau document à l'aide du clic droit dans l'explorateur, il est obligatoirement au format 2007. En modifiant le Registre, vous pouvez ajoutez une commande pour créer directement un nouveau document Word au format 97-2003.
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- Ajouter une commande à la barre d'accès rapide
La barre d'accès rapide de Word vous permet d'accéder rapidement aux outils et commandes que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez facilement ajouter une commande du ruban Office à cette barre.
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- Vérifier les mises à jour
Microsoft corrige des problèmes sous Word et apporte des améliorations à son traitement de texte régulièrement. Vous pouvez facilement vérifier si des mises à jour sont disponibles pour Word et les installer.
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- Insérer des symboles et des caractères spéciaux
Pour bien présenter un document Word, vous pouvez avoir besoin d'insérer des symboles ou des caractères spéciaux qui ne se trouvent pas sur votre clavier, comme une devise étrangère par exemple. Word vous permet d'insérer facilement ces caractères.
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- Fermer vos documents en un seul clic
Vous avez plusieurs documents Word ouverts et vous avez sauvegardé vos modifications. Contrairement à la version 2003 où il vous suffisait de presser la touche Maj et de cliquer sur une option du menu Fichier pour fermer tous vos documents en une seule fois, vous devez ajouter une commande à la barre d'accès rapide pour obtenir le même résultat avec Word 2007.
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- Afficher l'onglet Développeur
Mais où sont donc passées les contrôles pour les formulaires, la gestion des macros, les structures XML et l'administration des modèles dans Word 2007 ? Par défaut, toutes ces options ne sont pas visibles. Pour y avoir accès, vous devez afficher l'onglet Développeur.
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- Mettre du texte en gras lors de la saisie
Lorsque vous saisissez du texte et que vous souhaitez mettre en passage en gras, vous devez le sélectionner et utiliser l'outil Gras ou son raccourci. Mais il existe une méthode plus rapide, vous permettant de ne pas lever les mains du clavier.
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- Désactiver la création automatique des liens hypertextes
Par défaut, Word reconnaît et transforme automatiquement les liens hypertextes que vous ajoutez en adresses Internet. Pratique, cette fonction peut également rapidement devenir assez gênante puisqu'un clic malencontreux dessus les ouvre dans votre navigateur. Vous pouvez heureusement supprimer cette mise en forme automatique.
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- Ajouter des commentaires à un texte
Lorsque vous souhaitez annoter un texte sans le modifier, vous pouvez utiliser la fonction Commentaires de Word. Vous pourrez ainsi insérer des post-it virtuels aux endroits où vous souhaitez ajouter vos remarques.
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- Ouvrir un fichier ODF avec Word
La suite bureautique OpenOffice possède son propre format de fichiers : le format ODF. Or Office 2007 ne reconnaît pas le format ODF : impossible donc d'ouvrir dans Word un document ODF créé avec Writer. Un plugin gratuit vous permet de surmonter cela.
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- Retrouver les commandes de Word 2003
Vous êtes passé à Word 2007 et vous êtes un peu perdu dans la nouvelle interface. Vous ne trouvez plus par exemple certaines commandes que vous aviez l'habitude d'utiliser. Microsoft a pensé à vous avec son Guide de référence des commandes. Il vous suffit d'indiquer une commande que vous utilisiez avec Word 2003 et le guide vous montre comment reproduire la même opération avec Word 2007.
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- Retirer toutes les informations personnelles
Lorsque vous envoyez un document à un correspondant, des informations personnelles sont intégrées au fichier Word : le nom de l'auteur, sa société, ..., ainsi que des statistiques, le temps de rédaction par exemple. Vous pouvez facilement retirer toutes ces informations avant de publier votre document.
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- Ajouter des hachures dans un tableau
Dans Word, pour indiquer qu'une case d'un tableau est vide, vous pouvez la hachurer, comme vous le feriez avec un crayon.
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- Mettre à jour Word, Excel, Outlook
De la même manière que Windows, la suite bureautique Office de Microsoft dispose d'un service de mises à jour sur Internet : Office Update. En effet, Microsoft publie régulièrement des correctifs pour des bugs trouvés dans les applications intégrés à sa suite bureautique : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, etc… Pour tirer pleinement profit de ces applications, il est donc recommandé d'effectuer ces mises à jour, qui peuvent également corriger des failles de sécurité.
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- Masquer le ruban Office
Une des grosses nouveautés dans l'interface de Word 2007 et des autres logiciels de la suite Office 2007 est le ruban qui remplace les menus et barres d'outils traditionnels. Toutefois, le ruban prend de la place et parfois, il peut être utile de le masquer.
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- Retirer une bordure automatique
Lorsque vous saisissez trois tirets à la suite dans Word et que vous pressez la touche Entrée, le traitement de texte les convertit en un séparateur qui forme une bordure. Pratique et rapide. Toutefois, sa suppression est plus hasardeuse, surtout si vous avez fermé votre document entre deux. Voici comment retirer à coup sûr une bordure automatique.
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- Insérer du faux texte
Pour tester une mise en page ou une maquette, vous souhaitez insérer du texte factice dans votre document. Word vous permet d'utiliser un texte en pseudo latin dont vous pouvez personnaliser la longueur.
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- Ajouter du son à un document
Word ne vous permet pas seulement de transmettre du texte et des images dans vos documents. Il est en effet possible d'insérer également des fichiers sonores et musicaux.
Suite ...
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